La lettre de voiture est un document de transport sous forme de papier qui lie l’expéditeur, le transporteur et le destinataire. Ce document possède un statut officiel et doit nécessairement être gardé à bord d’un véhicule de transport de marchandises. Nous faisons le point sur la question dans cet article.

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Qu’est-ce qu’une lettre de voiture ?

Par définition, la lettre de voiture est un document officiel qui rend possible l’organisation des conditions générales du transport international routier, tout en traitant de la responsabilité du transporteur.

La lettre de voiture internationale est encore appelée CMR, puisqu’elle relève de la Convention de Marchandise Routière ratifiée en 1956 en Suisse (Genève). Une convention qui est entrée en vigueur deux ans après la ratification et rend obligatoire le remplissage d’une lettre de voiture pour tout transport de marchandises entre deux pays membres.

Aujourd’hui, 55 pays ont accepté la convention, y compris toute l’Union européenne dans sa globalité. Les pays fondateurs de cette convention sont l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la France, le Luxembourg, les Pays Bas, la Pologne, la Suède, la Suisse.

l'image est une photo d'une lettre de voiture nationale
Modèle de lettre de voiture nationale

Quelles sont les mentions obligatoires de la lettre de voiture ?

Il est essentiel pour tous les transporteurs routiers de savoir comment remplir une lettre de voiture. Tout d’abord, il est important de préciser que ce document est de forme libre. Aucune forme n’est imposée par la loi. Toutefois, afin d’être reconnu et validée, ce contrat de transport doit comporter les mentions suivantes :

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Cas 1 : Pas de forme imposée ou obligatoire

  • Date de son établissement ;
  • Date de la prise en charge des produits à transporter ;
  • Nom, adresse et numéro SIREN du transporteur ;
  • Nature / quantité / poids / volume de la charge, notamment s’il s’agit de lots groupés ;
  • Nom de l’expéditeur ;
  • Nom du destinataire ;
  • Adresse du lieu de chargement ;
  • Adresse du lieu de déchargement ;
  • Le coût du transport ;
  • Les indemnités à payer en cas de retard.

Les deux derniers points sont prévus par le Code de commerce.

Cas 2 : Opérations de cabotage

S’il s’agit d’expéditions successives entre le même expéditeur et destinataire et pour un même type de marchandise, il ne sera pas nécessaire de réaliser des carnets de lettre pour chaque voyage. Une seule par jour suffira largement.

Pour les opérations de cabotage, le document doit être à bord de la voiture de transport avec les mentions suivantes (en plus des mentions citées précédemment) :

  • Le numéro d’immatriculation du véhicule qui assure le déplacement ;
  • La date de déchargement des marchandises.

Cependant elle doit comporter les informations présentées en haut en mettant l’accent sur le poids ou la quantité du produit déplacé. Un état récapitulatif est également nécessaire pour chaque colis, le poids / volume / quantité de produits déplacés. Un commissionnaire de transport peut se charger de l’organisation globale du transport.

Cas 3 : Opérations réalisées pour les expéditeurs ou destinataires multiples

Lorsque les expéditions concernent plusieurs expéditeurs et destinataires différents, chaque site de chargement ou de livraison doit posséder un exemplaire de lettre de voiture. De plus, les documents suivants seront nécessaires :

1 — Une seule lettre de voiture précisant les informations suivantes :

  • Date d’établissement de la lettre de voiture ;
  • Date et heure de la première prise en charge de la marchandise
  • Nom, adresse et numéro SIREN du transporteur.

2 — Un état récapitulatif précisant pour chaque colis ces informations suivantes :

  • Nature / quantité / poids / volume de la marchandise pour les lots groupés ;
  • Nom de l’expéditeur et du destinataire ;
  • Adresse du lieu de chargement et de déchargement.

Quels sont les différents formats à respecter ?

Bien que la lettre de voiture soit de forme libre, l’arrêté du 9 novembre 1999 précise un format à respecter. Le document et son état récapitulatif doivent être rédigés sur un papier et un exemplaire doit être gardé à bord de la voiture de transport.

Il peut être également rédigé sur un support numérique / électronique, moyennant certaines conditions : chaque document doit être constitué par un seul support numérique qui se trouve dans la voiture. Dans ce cas, on parle de lettre de voiture électronique ou eCMR. Cette solution assure aux entreprises un gain de temps considérable tout en ayant une valeur juridique internationale.

En cas de contrôle sur le trajet, la lettre doit être transmise rapidement au contrôleur que ce soit par un moyen électronique ou par un document papier. Si par contre l’agent ne dispose pas d’un support capable de recevoir le document par voie électronique, la lettre de voiture sera donc réalisée selon les méthodes indiquées par ce contrôleur.

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