La lettre de voiture, ou CMR, est un élément indispensable pour le transport de marchandises. C’est le contrat qui lie le transporteur routier avec l’expéditeur et le commissionnaire de transport.

Il est donc primordial que ce document contractuel soit rempli de manière exhaustive et rigoureuse. Mais, la version papier de la lettre de voiture n'est pas pratique et sa gestion est longue. C’est pourquoi, depuis 2017, il existe une solution dématérialisée qui facilite les démarches : la lettre de voiture électronique.

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Qu’est-ce que la lettre de voiture électronique ?

La lettre de voiture électronique, aussi appelée e-CMR ou encore lettre de voiture dématérialisée, est une solution 100 % digitale. Elle permet d’éditer les documents de transport, de les stocker et de les gérer directement depuis un smartphone ou une tablette. C’est un outil de gestion complet qui ne s’arrête pas là : il permet également de suivre les marchandises tout au long de la livraison, mais aussi de remonter d’éventuels incidents en temps réel.

L'image représente une lettre de voiture électronique générée par Dashdoc
Modèle de lettre de voiture électronique - Dashdoc

Quel est le périmètre légal de la lettre de voiture digitalisée ?

Cet allègement de la procédure pour le transport de marchandises permet d’éviter le ralentissement du transit par voies terrestres. Mais que dit la loi au sujet de la lettre de voiture électronique ?

L’arrêté initial de novembre 1999, relatif aux documents de transport obligatoire, a été modifié par l’arrêté du 22 avril 2010. Ainsi, le format électronique est devenu tout à fait légal. Cependant, cet arrêté stipule que la lettre de voiture dématérialisée doit contenir les mêmes informations que la version papier et être éditée avant le départ des transporteurs routiers.

Cependant, tous les pays ayant adhéré au protocole CMR n’ont pas systématiquement adhéré à l’e-CMR. Même si c’est le cas dans la plupart des pays européens, il reste nécessaire de bien se renseigner et de prévoir une lettre de voiture au format papier en complément de la version numérique, le cas échéant.

Quels sont les avantages d’une lettre de voiture électronique ?

Gain de temps

L’un des principaux avantages de la lettre de voiture digitalisée est le gain de temps. En effet, l’édition du document et de ses différents points incontournables à renseigner ce fait automatiquement. Le risque d’erreur est donc réduit et il n’y a plus de problèmes de lisibilité ! De plus, la signature électronique permet de faire valider la livraison rapidement et en toute sécurité.

Gain de productivité

Ensuite, l’e-CMR permet de faire des économies et est plus éco-responsable, car elle supprime les impressions et permet de digitaliser son archivage. Tous les documents dématérialisés sont stockés au même endroit, pendant les 10 ans que la loi impose.

Satisfaction clients

Le suivi de la livraison des marchandises est renforcé grâce à la lettre de voiture électronique qui permet d’obtenir des informations en temps réel. Chacune des parties du contrat de transport peut consulter les différents documents de transport et suivre l’avancée de la livraison en cours, ainsi que les éventuelles complications. Cette solution de tracking permet d’offrir aux clients une plus grande transparence.

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Sécurité RGPD

Enfin, la sécurité est renforcée avec l’e-CMR grâce à la signature électronique. En plus d’être un gain de temps, elle va permettre d’éviter les falsifications de document grâce à son système de QR Code. C’est aussi un moyen d’endiguer la fraude et le travail illégal.

L'image est une infographie qui présente les avantages de la lettre de voiture électronique avec Dashdoc
Les avantages de la lettre de voiture électronique - Dashdoc

Facilitez-vous la vie avec Dashdoc !

Dashdoc est l’outil idéal pour gagner en productivité. Il va permettre de pallier aux problèmes de la gestion des lettres de voiture électroniques en :

  • Gagnant du temps dans le processus d’édition, de distribution et d’archivage,
  • Réduisant le délai de facturation
  • Renforçant la satisfaction client

La création d’une lettre de voiture dématérialisée se fait en quelques clics et est envoyée au chauffeur directement sur son smartphone. Celui-ci pourra joindre des documents de transport, commentaires et photos directement sur Dashdoc afin d’être tout à fait transparent avec l’expéditeur, le donneur d’ordre et le destinataire. Sa progression est suivie en temps réel et, lorsque la livraison est effectuée, la facturation est enregistrée.

Dashdoc, libère de la paperasse, fait gagner du temps et augmente la satisfaction de vos clients !

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