Mis à jour le 17 août 2020.

Avec 89% de toutes les marchandises confondues transportées par la route et 442 200 camions immatriculés “France” sur le territoire en 2018, -données économiques de la FNTR- le Transport Routier de Marchandises est un secteur indispensable pour l’économie française.

Il est donc essentiel d’encadrer et d’harmoniser le secteur. Tout cela grâce à la lettre de voiture électronique. Avec 99% de nos besoins quotidiens assurés par le transport routier de marchandises, la lettre de voiture et la signature électronique sont incontournables pour les acteurs de ce domaine.

Vous trouverez d'abord un rappel sur la lettre de voiture puis on vous expliquera les avantages de la lettre de voiture dématérialisée, une solution innovante et bientôt indispensable pour les entreprises de transport !

Rappel sur la lettre de voiture

En France

La loi n°98-69 du 6 février 1998, aussi appelée “loi Gayssot” protège les professionnels du transport routier et de la logistique contre le non-paiement de leurs prestations par leur donneur d'ordres. Comment ?

En établissant une lettre de voiture obligatoire sur le territoire français qui lie l'expéditeur, le voiturier, et le destinataire ou entre l'expéditeur, le destinataire, le commissionnaire de transport et le voiturier, il existe désormais un contrat qui évite les litiges. Ces parties sont liées par le document de transport qui donne un suivi et une régulation du chargement, du transport de marchandise et de la livraison.

“Le voiturier a ainsi une action directe en paiement de ses prestations à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire, lesquels sont garants du paiement du prix de transport. Toute clause contraire est réputée non écrite.” Cette loi protège le voiturier, surtout lorsque c’est un petit transporteur. La loi Gayssot concerne les opérations de transport en France mais pas à l’international.

A l’international

La Convention CMR (Convention sur le contrat de transport international de marchandises par route) a été signée à Genève le 19 Mai 1956. Cette lettre de voiture internationale est un document officiel qui permet un suivi et une régulation du chargement, du transport et de la livraison. La CMR internationale harmonise les conditions générales des transports terrestres internationaux.

La lettre de voiture internationale électronique, dans quels pays est-elle légale ?

En 2017 nous avons lancé la première solution française des lettres de voiture ou CRM électroniques. Aujourd’hui, la eCMR est acceptée dans 27 pays qui ont ratifié le protocole de la eCMR.

Carte des pays ou la lettre de voiture électronique est légale. Source : UNECE
Carte des pays ou la lettre de voiture électronique est légale. Source : UNECE

🇧🇾Bélarus, 🇧🇬Bulgarie, 🇩🇰Danemark,  🇪🇸Espagne, 🇪🇪Estonie,  🇫🇮Finlande, 🇫🇷France, 🇮🇷Iran, 🇱🇻Lettonie, 🇱🇹Lituanie, 🇱🇺Luxembourg, 🇳🇴Norvège, 🇳🇱Pays-Bas, 🇵🇱Pologne, 🇵🇹Portugal, 🇲🇩République de Moldavie, 🇷🇴Roumanie, 🇷🇺Fédération de Russie, 🇬🇧Royaume-Uni, 🇸🇰Slovaquie, 🇸🇮Slovénie, 🇸🇪Suède,🇨🇭Suisse, 🇹🇯Tadjikistan, 🇨🇿Tchéquie, 🇹🇷Turquie, 🇺🇦Ukraine,

Ce que doit contenir la lettre de voiture :

▶️ Voici une liste exhaustive des clauses à mentionner dans la lettre de voiture nationale et internationale :

  • la date de son établissement
  • les coordonnées du transporteur (noms, adresse et numéro SIREN)
  • la date de prise en charge
  • la nature et quantité ou poids en volume de la marchandise
  • le nom de l’expéditeur ou du remettant
  • le nom du destinataire
  • l’adresse complète des lieux de chargement et de déchargement
  • les formalités douanières

Le transporteur doit obligatoirement avoir ce document au sein de son véhicule. Il risque, le cas échéant, l’immobilisation du véhicule et de la marchandise. Voici un modèle de carnet de  lettre de voiture (cmr internationale) :

Modèle de lettre de voiture ou CMR papier
Modèle de lettre de voiture ou CMR papier
Découvrez la solution !

3 problèmes majeurs des documents de transport (la lettre de voiture inclus) version papier

  • Le temps passé à les compléter, les récupérer, les classer, les envoyer, les archiver dans un tableau EXCEL. Récupérer tous les bons de livraison et l'ensemble des documents de transport des conducteurs en fin de journée ou en fin de semaine représente une charge conséquente de travail pour l’administratif.
  • Souvent illisibles et égarés, les documents de transport remplis de façon manuscrite s’accumulent et constituent un fardeau pour les transporteurs qui doivent les classer et conserver les archives sans les perdre. Résultat : de longues heures à s’occuper d’une paperasse rébarbative et ennuyeuse.
  • Le délai de facturation, bien trop long, avec le flux d’information lent, la connexion des intermédiaires étant laborieuse.
  • la satisfaction des clients, avec les appels entrants des clients qui ne reçoivent pas les informations en temps réel ou aux documents de transport : il existe là une opacité du flux d’information.

La solution de la lettre de voiture électronique : qu’est-ce que c’est ?

Lettre de voiture électronique : qu'est-ce que c'est et comment ça marche ? Dashdoc

Depuis le 27 mai 2008, selon un protocole additionnel à la convention CMR, il est possible d’utiliser une lettre de voiture électronique, appelée e-CMR. Elle est signée par 55 pays en 2016. Ces pays acceptent sur leur territoire les lettres de voiture numériques des autres pays.

Alors qu'on en  dénombrait 4.234 en 2018, 3.428 exemplaires d’eCMR ont été émis pour le seul mois de Septembre 2019 en Belgique uniquement

La lettre de voiture électronique nationale ou internationale est donc une lettre de voiture.. mais sans papier, éditée sous format numérique accessible directement sur votre Smartphone, votre tablette ou votre ordinateur ! Vous pensez déjà surement aux avantages que ces documents de transports dématérialisés, alors voici d’abord les gains directs que l’e-CMR apportent à votre entreprise de transport :

💶 20 à 25% de trésorerie en plus, une vitesse de communication beaucoup plus rapide entre l’exploitation et le chauffeur et en moyenne 8 minutes gagnées par ordre de transport.

📞 30% d’appels entrants en moins grâce à un portail collaboratif permettant de donner en temps réel une visibilité sur les transports et les documents associés.

💰 booster votre chiffre d’affaire  de 3 à 5% en proposant une offre différenciée grâce au portail client qui permet de donner une plus grande visibilité à votre entreprise.

L'e-CMR permet une économie de charges administratives de 13,11 EUR par rapport à la version papier.

C'est ce qu'une étude réalisée cette année, en Juin 2020 par la FEB et le Service Simplification administrative indique.

⏳ Finie la paperasse : vous gagnez du temps

On assiste aujourd’hui à la révolution numérique de tous les secteurs d’activité. Bien que parfois considérée, à tort, comme néfaste ou compliquée, cette technologie mérite son attention, car elle est très simple d’utilisation et apporte son lot de bénéfices !

Grâce à l’innovation dans le transport, la lettre de voiture électronique permet de répondre aux obstacles majeurs que vous rencontriez en tant que transporteurs avec les lettres de voiture version papier. Grâce à la CMR électronique, vos documents de transport sont enregistrés en temps réel, automatiquement et de façon sécurisée. La lettre de voiture permet à chaque partie liée à ce contrat d’être tenue au courant de l’avancée du transport ou avoir accès en un clic aux archives.

Les données de la lettre de voiture que vous saisissez une fois : nature de l'expédition, poids, volume, adresse d'expédition et de livraison etc s’enregistrent automatiquement et ne sont dès lors plus à ressaisir pour les fois suivantes ce qui évite les ressaisies inutiles et rébarbatives.

Afin de finaliser la livraison, la signature électronique qu’offre l’e-CMR est simple et sécurisée. Vous réduisez les impressions papiers, le temps passé à s’occuper des documents de transport : la lettre de voiture électronique vous fait réaliser des économies en toute sécurité et conformément aux prescriptions légales. Finie la logistique qui suit la signature laborieuse des bons de livraison papier pour scanner les documents pour les envoyer.

📝 Facturation quasi-automatique

Avec l’e-CMR, vous n’avez plus besoin de scanner vos documents et de les envoyer à vos clients. Effectivement, ils les reçoivent automatiquement lorsque le conducteur remplit les informations, les pièces jointes et les photos éventuelles s’il a émis des réserves sur la livraison. L’information est transparente, et instantanément partagée à tout le monde. Les clients sont facturés quasi-instantanément et n’ont plus à attendre une semaine ou un mois comme avant.

📂 Archivage sécurisé

Le fait que toutes les informations soient enregistrées automatiquement en temps réel permet un renforcement de votre sécurité. Plus d’informations sont disponibles : vous pouvez prendre des photos qui seront directement jointes à la lettre de voiture telles que les photos de la livraison ou des défauts éventuels. Il y a moins d’opacité : vous pouvez indiquer plus de données comme le fait qu’il n’y a personne à la livraison par exemple. Les documents de transports sont conservés durant la durée réglementaire : c’est 100% légale et simple.

▶️ Autres fonctionnalités

L’horodatage : permet d’enregistrer la date et l’heure à laquelle votre livraison a été effectuée

Le GPS : permet de localiser l’endroit où le camion est bien arrivée sur site, au lieu de livraison

Les fonctionnalités de la lettre de voiture électronique permettent, de partager les informations à toutes les parties liées au contrat : le donneur d’ordre, le destinataire, le conducteur, le transporteur  mais aussi d’éviter les litiges, puisque vous avez en main tous les éléments nécessaires : les pièces jointes, les photos, toutes les informations qui se sont enregistrées en temps réel. Cette traçabilité devient dès lors un avantage considérable pour vous.

🦠 L’eCMR et le COVID 19

La crise sanitaire ayant renforcé les mesures notamment au niveau des frontières, les conducteurs routiers ont assisté à de très longues files d'attente. Les contrôles ont pris beaucoup de temps, ce qui dresse la principale faiblesse de la lettre de voiture en version papier : sa lenteur ! La LVE, quant à elle, permet aux conducteurs routiers de partager par email les documents sur la boîte de réception du contrôle frontalier. Le poste de contrôle accède ainsi à toutes les données nécessaire : rapide !

Il existe d’autres mesures comme la distanciation sociale, notamment lors du contact au chargement et au déchargement. La lettre de voiture dématérialisée permet à tous les acteurs des activités de transport de réaliser les opérations sans contact puisque tout est fait de façon numérique.

La période de la crise sanitaire a donc montré plus que jamais que l’eCMR représente l’avenir des transporteurs. La lettre de voiture électronique facilite les opérations de transport, les harmonisent et établit un flux d’informations précises en temps réel, ce qui contribue à la croissance des transporteurs.

Comment passer à l’eCMR : Dashdoc, la solution

✔️ Dashdoc est une équipe qui travaille auprès de ses clients, en leur apportant des outils performants afin que leur quotidien soit plus facile, qu’ils économisent des frais et qu’ils soient plus productifs.

Avec plus de transparence et de données fiables dans le secteur du transport, de nouvelles opportunités s’offrent à vous dans votre entreprise, selon que vous soyez un donneur d’ordre, un transporteur ou un conducteur.

La lettre de voiture électronique devenant de plus en plus incontournable, nous vous accompagnons durant cette transition afin que vous puissiez gagner du temps, et vous le savez mieux que quiconque, dans ce secteur d’activité, le temps est précieux !

Avec Dashdoc, vous pouvez également faire la liaison avec votre TMS logistique choisi pour permettre une  communication efficace entre les différents intervenants (donneurs d’ordre, transporteurs, destinataires).

✔️ La lettre de voiture électronique qu’apporte Dashdoc offre un véritable suivi de livraison à tous vos clients. Votre facturation est beaucoup plus simple et rapide car le papier n’est plus nécessaire: tout est automatisé en temps réel.

Une meilleure transparence sur le transport effectué et des documents de transport plus précis : type de marchandise, lieu de départ/d'arrivée, tonnage, tours, certifications (Qualimat...).

Les chiffres de Dashdoc

💻 Pilotez vos transports du planning à la facturation :

  • 📈 +30% de productivité : Dashdoc vous permet de gagner presque 5 heures de traitement de dossier par semaine. En gagnant tant de temps, vous pouvez concentrer votre journée sur la satisfaction de votre client, l’envoi de nouveaux OT et de fidéliser vos clients qui ont un meilleur suivi des marchandises transportées.
  • 8 minutes gagnées par ordre de transport : grâce au portail web et 3 minutes grâce à l’application !
  • 💰 +3-5% de chiffre d’affaires : fini les oublis ou erreurs de facturation à la fin de la semaine ou de la journée. Dashdoc vous permet de facturer instantanément votre client dès le transport terminé, avec les informations complètes et précises (par exemple, l’application permet d’indiquer le tonnage pour chaque camion : le conducteur peut préciser la capacité de marchandises transportées en fonction du camion pesé à vide puis plein).
  • 📉 2 à 5% de réduction des coûts grâce à un planning qui optimise au mieux la gestion de vos transports et une excellente visibilité de tous vos transports.

Portail web :

  • 💸 +20% de trésorerie : grâce à un accès instantané aux justificatifs, informations et documents sur la plateforme web, vous facturez plus rapidement et simplifiez vos échanges avec le client : 8 minutes gagnées

Nos clients en parlent mieux que nous

Transport du Leman

“5 heures par semaine de gagnées”

TLECM, entreprise de Transport Express

“5% de chiffres d’affaire par an”

Transports TGC

“2 heures de gain par jour pour l’administratif”

Transports Baché

“C’est 200 lettres de voiture électronique que je n’ai plus à saisir de façon informatique”
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Une vidéo qui explique clairement la solution


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