Le monde du transport routier de marchandises est en constante évolution. De fait, les besoins et attentes de chacun des acteurs évoluent. Les donneurs d'ordre et notamment les PME-TPE industrielles et commerciales demandent toujours plus de suivi, de qualité et de rapidité. Quels sont les nouveaux outils à leur disposition ? Nous entendons beaucoup parler de la lettre de voiture électronique. Quels sont ses avantages ?

Les donneurs d’ordre, qui sont-ils ?

Le donneur d’ordre constitue un acteur important dans le transport de marchandises. En effet, il est celui qui commande le transport et ordonne le chargement des marchandises au transporteur. Nous pouvons alors distinguer deux catégories parmi les donneurs d’ordre.

D’un côté, nous avons la PME/TPE industrielle. Elle gère seule ses transports. Par exemple, elle cherche elle-même des transporteurs pour l’expédition de ses marchandises.

De l’autre côté, nous avons le commissionnaire de transport. C’est un intermédiaire de commerce. En effet, son rôle est d’organiser des transports de marchandises de l’usine au magasin. Il est chargé de faire exécuter sous sa responsabilité et en son propre nom un transport de marchandises selon les modes de son choix pour le compte d’un expéditeur.

Ainsi, il existe deux catégories distinctes de donneurs d’ordre.

Quel est le mode de fonctionnement des PME et TPE industrielles ?

En ce qui concerne les PME et TPE industrielles, la gestion du « pôle transport » est une tâche administrative fastidieuse qui s'ajoute aux exigences de leur activité principale. Selon les secteurs, le transport occupe une place plus ou moins importante dans le déroulement du processus de vente. Le transport peut être ponctuel comme récurrent.

Néanmoins, l’expédition est un enjeu considérable dans la relation avec le client intermédiaire ou final. En effet, les délais, la qualité de la prestation, la protection de la marchandise sont autant de préoccupations déterminantes pour la pérennité d’une activité. La qualité du produit est souvent un enjeu majeur pour les entreprises et elle doit donc être préservée de la production jusqu’à la réception.

Aujourd’hui, les ordres de transport ponctuels sont généralement gérés par téléphone. Les entreprises contactent plusieurs transporteurs et comparent les prix avant de choisir qui sera leur prestataire. Les informations sont par la suite envoyées par fax ou par téléphone.

Nous pouvons donc voir ici que le processus de recherche peut être long et fastidieux. Lorsque les besoins sont récurrents, des plans de transports mensuels peuvent être établis et négociés. Cela permet l’organisation de tournées et une meilleure visibilité de la fréquence et des coûts du transport.

Difficulté d’accès au transport et opacité de l’offre

Généralement, les transporteurs transmettent des grilles tarifaires aux expéditeurs qui peuvent ainsi connaître les tarifs qui seront appliqués selon les destinations, le nombre de palettes et de mètres de plancher utilisés. Cependant, il est parfois difficile de comprendre les structures de prix du transport pour les donneurs d’ordre.

De plus, certaines périodes de l’année peuvent être cruciales pour nombre d’activités commerciales et industrielles. En effet, les transports peuvent se faire rares pendant plusieurs mois portant alors préjudice à l’activité des acteurs industriels ou commerciaux.

Le respect des délais de livraison est également un point crucial. En effet, la satisfaction client mais aussi la préservation des produits transportés en découlent directement.

Identifier un transporteur qui accepterait des expéditions par lots de palettes plutôt que des expéditions de camions complets constitue un autre enjeu pour les donneurs d’ordre de petite taille. De plus, il est très difficile de négocier le prix des prestations lorsqu’il s’agit de transports ponctuels.

Enfin, les petits producteurs isolés ou situés dans des zones difficilement accessibles subissent également le contre-coup financier de leur localisation pour les expéditions.

Les nouvelles attentes des donneurs d’ordre

Le contexte dans lequel les PME/TPE commerciales et industrielles évoluent est donc défavorable à leur développement. Le transport routier de marchandises doit donc se réinventer dans sa structure mais aussi dans son accessibilité aux donneurs d’ordres.

Depuis quelques temps, c’est la chaîne logistique toute entière qui est revisitée. Le but est notamment de développer des réseaux de plateformes de groupage. Ainsi, un même lot pourrait être transporté par plusieurs conducteurs avant d’arriver à destination. Il est donc question d’optimiser les chargements de marchandises.

Cependant, cette volonté d’optimisation ne doit pas fragiliser la relation client ni augmenter les délais de livraison. C’est pourquoi un suivi détaillé de la livraison en temps réel accessible à tous les clients constitue une nécessité absolue pour les donneurs d’ordre.

En effet, pouvoir suivre la marchandise de l’enlèvement à la livraison devrait permettre un meilleur service. L’identification des litiges sera également plus précise et devrait être communiquée en temps réel. Ces améliorations de la prestation ne feront que renforcer la satisfaction client ainsi que le développement de l’activité.

En ce qui concerne la gestion des coûts du transport, des processus de numérisation des factures devraient être mis en place. Il est nécessaire d’en finir avec la paperasse qui s’accumule dans les bureaux et dont les données ne sont plus dynamiques une fois imprimée et archivée. Ainsi, un référencement informatique des transports et une facturation en ligne pourraient permettre une plus grande flexibilité et une optimisation de l'activité.

En ce sens, la lettre de voiture électronique est une solution à envisager. Elle permet de faire signer et de partager les documents de transport directement depuis un mobile.

Dashdoc est la 1ère solution française de lettres de voiture électroniques. Cette solution légale et sécurisée permet notamment aux transporteurs d’offrir un suivi en temps réel de la livraison à leurs collaborateurs.

Enfin, les donneurs d’ordres reçoivent directement une lettre de voiture sous format PDF. Ceci leur permet de disposer d’un archivage numérique et donc de gagner temps, espace et argent. Cette solution est déjà en phase d'expérimentation chez plusieurs donneurs d'ordres.

Pour aller plus loin : découvrez toutes les fonctionnalités de la lettre de voiture électronique et ses avantages par rapport à la lettre de voiture classique.

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