Il est important pour chaque transporteur de marchandises par la voie routière de savoir comment remplir une lettre de voiture. En effet, ce document tient lieu de contrat et est aussi important, voire plus qu’un devis. Voici un guide complet pour la compléter conformément à la législation.

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Quelles sont les mentions obligatoires à renseigner ?

La lettre de voiture est un document de transport qui permet d’organiser le transport routier de marchandises sur le plan national. Afin d’être validé, cette lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

1) Date de l’établissement

Pour réaliser une lettre de voiture valide, il convient de mentionner, en premier lieu, la date de l’établissement de ladite lettre.

2) Nom, adresse et numéro de SIREN

L’expéditeur de la marchandise doit clairement indiquer son nom, son adresse ainsi que son numéro de SIREN dans le document.

3) Date de prise en charge de la marchandise

Il fait partie des mentions que doit comporter une lettre de voiture, la date de la prise en charge de la marchandise par le transporteur. Il est également important de préciser l’heure d’arrivée du camion sur le lieu de chargement ainsi que son heure de départ. Cela servira en cas d’immobilisation prolongée du véhicule pour quelques raisons que ce soit.

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4) Nature, quantité, poids ou volume

La nature, la quantité, le poids ou le volume de la marchandise transportée doit figurer dans le document. Cela facilite le contrôle une fois que la marchandise arrive à destination.

Par exemple, lorsqu’un expéditeur résidant en France décide d’envoyer une cargaison de fruits à un tiers résidant en Allemagne, il est tenu de préciser sur la lettre les types de fruits à envoyer, leur quantité, leur poids et éventuellement le nombre de caisses.

5) Nom de l’expéditeur

Autre information utile : le nom de l’expéditeur (celui qui envoie la marchandise). L’entreprise ou le nom du commerçant qui envoie la marchandise doit figurer sur le formulaire. Ainsi le destinataire saura avec précision qu’il a bien reçu la marchandise qu’il a commandée et qu’il ne s’agit pas d’une erreur.

6) Adresse du lieu de chargement

L’adresse du lieu de chargement doit également figurer sur la lettre de voiture. Généralement, il s’agit de l’entrepôt de l’expéditeur, l’endroit où sont gérés les stocks de marchandises.

7) Nom du destinataire

Mettre le nom du destinataire au même titre que celui de l’expéditeur. Le destinataire est celui qui reçoit la marchandise. Il peut se trouver dans un autre pays que celui du destinataire.

8) Adresse du lieu de déchargement

Le lieu de déchargement est l’endroit où la marchandise sera livrée. Il doit être précisé dans le document au même titre que le lieu de chargement.

Qui doit remplir ce document de transport ?

La lettre de voiture peut être rédigée par n’importe quelle partie prenante du contrat. La loi n’impose pas une restriction particulière à ce niveau. Mais dans la plupart des cas, c’est l’entreprise gérant le transport de la marchandise qui se charge de la rédaction de ce contrat de transport. Il devra ensuite être signé par le Chargeur (Expéditeur) et le transporteur avant le départ du véhicule.

Autre point important à savoir : il n’existe pas un nombre minimum de lettres de voiture à réaliser, même si la tradition consiste à en réaliser 4 exemplaires originaux, un pour l’expéditeur, un autre pour le destinataire, un  pour le transporteur et un dernier qui restera dans la souche du carnet de lettres de voiture. Ce dernier doit garder son exemplaire à bord du véhicule tout au long du transport.

Que faut-il savoir sur la lettre de voiture ?

La lettre de voiture transport est un document officiel qui a pour rôle d’organiser les conditions générales des transports routiers nationaux. La durée de conservation minimum pour ce document est de 2 ans selon l'arrêté du 09/11/99.

Dashdoc propose aujourd’hui la lettre de voiture électronique pour les sociétés de transporteurs. Avec ce contrat de transport digitalisé, cela permet la réduction de consommation de papier. Son utilisation est simple et intuitive.

Cette solution assure un gain de temps considérable : la signature électronique et l'envoi de la lettre se font via smartphone, ce qui permet une facturation immédiate. C’est le meilleur moyen pour améliorer la gestion du transport.

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