L’affrètement routier est une convention qui régit la mise en relation d’un affréteur avec une entreprise qui lui met à disposition des véhicules, c'est-à-dire un transporteur.

Si l’affrètement peut être un bon moyen pour gagner en efficacité et réduire ses coûts, il est nécessaire de bien connaître certaines notions, comme les méthodes pour avoir recours à l’affrètement routier de marchandises, les réglementations qui régissent cette activité ainsi les critères de sélection du transporteur, afin de faire les meilleurs choix.

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Qu’est-ce que l’affrètement de transport routier ?

L’affrètement routier est une solution de livraison de marchandises sûre, rapide et économique effectuée par des professionnels du transport routier de fret.

Quand une entreprise doit livrer des marchandises en grand nombre, volumineuses ou avec des délais serrés, il est courant de faire appel à un intermédiaire. Tous types de marchandises peuvent être prises en charge : en vrac, solide ou liquide.

Sa mission est d’acheminer les marchandises qui lui sont confiées, d’un point A à un point B, dans des conditions idéales à la préservation de sa cargaison et tout en tenant les délais fixés au préalable avec le client.  

Comment effectuer un transport routier de marchandises ?

Il existe différents moyens pour faire appel à un transporteur dans le cadre d’une demande d’affrètement routier de marchandises.

Les méthodes classiques

Lorsqu’une entreprise a besoin d’effectuer un envoi de marchandises via un intermédiaire, elle peut prendre contact directement avec les transporteurs sélectionnés, par téléphone, e-mail ou fax. Dans un premier temps, il s’agit de se renseigner sur les délais, les prix ou encore les marchandises qui peuvent être prises en charge.

Une fois le choix effectué, les différents documents et consignes sont échangés entre les deux parties. Mais pour que ces échanges soient le plus qualitatifs possibles, il est nécessaire d’y consacrer du temps et d’avoir les connaissances nécessaires à l’utilisation de logiciels comme Word et Excel.

Cette solution de mise en relation n’est pas la plus optimale, car c’est celle qui nécessite le plus de temps. Aujourd’hui, de nouvelles méthodes sont disponibles et rendent l’affrètement routier plus simple et rapide !

Les logiciels TMS

Utiliser son logiciel TMS (Transport Management System) lorsque l’on en possède déjà un est un bon moyen de faciliter sa démarche pour effectuer un affrètement routier. Certains TMS permettent d'envoyer directement le transport sur une bourse de fret.

Dashdoc vous propose une solution complète pour gérer les transports de marchandises, du planning, à la création de la lettre de voiture électronique en passant par le suivi du transport et l’envoi d’informations en temps réel.

Le TMS permet donc de gagner du temps, d’éviter la paperasse et d’être transparent sur toutes les étapes de transport.

L'image est une photo de l'interface TMS de traçabilité des transports de l'application Dashdoc
Interface TMS de traçabilité des transports en temps réel - Dashdoc

Les commissionnaires de transport

Le commissionnaire de transport est un intermédiaire qui se charge d’organiser le transport de marchandises. Il est mandaté par l’expéditeur et gère l’expédition, la réception et le stockage.

Une fois briefé par l’entreprise expéditrice, il va choisir le transporteur le plus adapté selon les besoins. Il se positionne en tant qu’expert des transports et doit donc mettre en œuvre des solutions d’affrètement routier, en prenant en compte les spécificités de la marchandise et les délais.

Faire appel à un commissionnaire de transport permet donc de se libérer de la complexité de la gestion logistique tout en gagnant du temps et en minimisant les risques grâce à sa connaissance du secteur.

Les bourses de fret en ligne

La bourse de fret met en lien des commissionnaires avec des transporteurs, sur une plateforme en ligne. L’avantage de cette méthode est qu’il est possible de comparer aisément l’ensemble des offres proposées, que ce soit au niveau du prix ou des prestations. Ainsi, avec cette connaissance globale de l’offre, il est possible de négocier en faisant jouer la concurrence.

Pour un transporteur, être présent sur une bourse de fret est un bon moyen de gagner en visibilité et donc d’acquérir des contrats. Ceci permet de réduire les trajets à vide de ses véhicules. Ainsi, passer par une bourse de fret est avantageux pour le transporteur comme pour l’affréteur, que ce soit pour des transports nationaux ou internationaux.

Que faut-il savoir sur l’affrètement routier ?

Avant de se lancer dans de l’affrètement routier, il est important de savoir choisir le bon transporteur et de connaître les différentes réglementations qui régissent le transport routier.  

Le choix du transporteur

Lorsque l’on souhaite effectuer de l’affrètement routier de marchandises, le choix du transporteur est important. Pour éviter les coûts supplémentaires, les retards ou les problèmes de livraison divers, il faut se renseigner sur ce que proposent les transporteurs et comment est-ce qu’ils procèdent.

Le point de vigilance commun à observer pour chaque demande est que le transporteur choisi doit être le seul intermédiaire afin de minimiser les risques pour la marchandise. Ensuite, une fois le besoin clairement défini, il faut se renseigner sur les détails concernant la logistique  :

  • Délai de livraison ;
  • Avis clients ;
  • Type de marchandises que le transporteur peut prendre en charge (matières dangereuses, marchandises alimentaires, pharmaceutiques etc.).

Les réglementations routières

L’aspect réglementaire est un point clé de l’affrètement routier, que ça soit du côté de l’entreprise expéditrice ou du transporteur. Concernant les documents de transport, le chauffeur doit être en possession de :

  • Son permis de conduire ;
  • Son attestation de formation lui permettant d’effectuer le transport ;
  • L’ensemble des documents du véhicule ;
  • La facture de la marchandise transportée ;
  • La lettre de voiture.

Bon à savoir : selon le ou les pays où la marchandise passe, d’autres documents, comme des documents douaniers, peuvent être obligatoires.

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